SURAT RASMI

BIMBINGAN BESTARI :

1).   Surat rasmi biasanya ditulis untuk tujuan rasmi, contohnya :
       a) surat permohonan,
       b) surat pesanan barang
       c) surat jemputam
       d) surat aduan
       e) surat perniagaan
       f) surat rayuan
2).   Bahasa yang digunakan hendaklah jelas, tepat, dan ringkas dengan ejaan serta tanda baca yang betul.
3).   Pengunaan kiasan tidak digalakkan dalam penulisan surat rasmi.
4).   Surat rasmi mempunyai suatu format khusus yang mesti diikut.
5).   Format surat rasmi itu adalah seperti berikut :
       a) Alamat pengirim - ditulis di sudut atas sebelah kiri surat. Pastikan bahawa tanda koma (,) dan tanda noktah (.) dibubuh.
       b) Garis panjang melintang - dibuat selepas menulis alamat pengirim.
       c) Nama, jawatan, dan alamat penerima - ditulis di bawah garis melintang, sejajar dengan alamat pengirim. Baris akhir alamat penerima perlu digarisi.
       d) Tarikh - ditulis di sebelah kanan surat, iaitu sebaris dengan baris akhir alamat penerima. Nama bulan mesti ditulis dengan huruf besar dan diakhiri dengan tanda noktah (.).
       e) Panggilan hormat penerima - misalnya Tuan, datuk, datin, Tan Sri, Yang Berhormat, dan Yang Amat Berhormat - ditulis di bawah alamat penerima. Bubuh tanda koma selepas panggilan hormat penerima.
       f) Perkara - ditulis di tepi dan hendaklah digarisi. Gunakan huruf besar pada setiap awal kata. Anda tidak perlu membubuh tanda noktah pada akhir kata-kata tersebut.
       g), h) Perenggan - perenggan pertama dan terakhir dimulakan di tepi surat dan tidak perlu ditulis nombor. Perenggan kedua dan seterusnya diberikan nombor dan permulaan ayat dijarakkan dari nombor.
       i) Pengakuan penulis - ditulis selepas perenggan terakhir dan perlu dilangkaui dua atau tiga baris kosong, Bubuhlah tanda koma selepas kata-kata pengakuan pengirim.
       j) Tanda tangan - ditulis di sudut kiri bahagian bawah surat, iaitu selepas pengakuan penulis.
       k) Nama pengirim - ditulis sepenuhnya dengan huruf besar di dalam kurungan. Jika perlu tulis nama jawatan, kelab, dan sebagainya.

CONTOH KARANGAN :

Jawatankuasa Taman Sri Pinang,

28300 Triang Pahang Darul Makmur.

---

Yang dipertua,

Majlis Daerah Temerloh,

28000 Temerloh,

Pahang Darul Makmur.                                                                 29 NOVEMBER 2011

Tuan,

KEROSAKAN DI TAMAN PERMAINAN KANAK-KANAK

Saya mewakili penduduk Taman Sri Pinang. Tujuan saya menulis surat ini adalah untuk membuat aduan tentang kerosakan di taman permainan tempat kami tinggal.

2.            Untuk makluman tuan, kerosakan berlaku pada alat-alat permainan seperti buaian, jongkang-jongket, papan gelonsor, dan bangku. Keadaan ini menyebabkan kanak-kanak tidak dapat bermain di taman itu. Ibu bapa pula tidak membenarkan anak-anak mereka bermain di situ kerana bimbang akan keselamatan mereka.

3.            Saya berharap agar pihak tuan dapat mengambil tindakan yang sewajarnya seberapa segera yang mungkin. Kami penduduk di taman ini sedia membantu sekiranya diperlukan.

Atas kerjasama dan perhatian daripada pihak tuan, saya ucapkan terima kasih. Sekian.

Yang benar,

............................

(JAAFAR BIN SAID)

Pengerusi,

Jawatankuasa Taman Sri Pinang.